Внедряем кадровый электронный документооборот (КЭДО) на платформе «Битрикс24». Решение позволяет перевести кадровые процессы в онлайн, отказавшись от бумажных носителей и ускорив взаимодействие с сотрудниками.
Что это значит? Теперь заявления на отпуск, приказы, договоры и другие кадровые бумаги будем подписывать прямо в системе с компьютера или смартфона. Без распечаток, сканов и беготни с подписями.
Зачем нам это нужно?
Самое главное это скорость и удобство. Кадровые специалисты смогут отправлять документы всем сотрудникам одним нажатием кнопки, а сотрудники смогут подписывать их за пару минут через приложение «Госключ» (это бесплатный сервис от Минцифры), а также через приложение Битрис24, если документ может быть подписан через неквалифицированную цифровую подпись. Подпись имеет такую же юридическую силу, как и обычная ручная.
Документы будут храниться в одном месте, и даже через несколько лет найти нужный файл можно будет в два клика.
Как будем внедрять?
Процесс внедряется поэтапно:
Шаг 1. Решим, что переводим в электронный вид
Не обязательно оцифровывать всё сразу. Начнём с самых частых процессов, например, заявлений на отпуск или приказов о приёме на работу.
Шаг 2. Подготовим сотрудников
Выпустим электронные подписи для ответственных лиц, настроим рабочее место, проведём короткие встречи и объясним, как всё работает. В Битрикс24 для этого есть все инструкции.
Шаг 3. Подготовим внутренние документы
Чтобы переход был законным, нужно подписать дополнительные соглашения к трудовым договорам и утвердить Положение о КЭДО.
Шаг 4. Настроим и протестируем
Настроим систему, проведём тест на небольшой группе сотрудников, проверим, что всё работает. Если всё ок — масштабируем на всех.
Сколько времени это займёт?
Внедрить КЭДО в Битрикс24 можно в течение двух недель. А подключение каждого сотрудника к системе — около 15 минут. Интерфейс простой, дополнительного обучения не потребуется, хотя инструкцию почитать придётся.
Что касается организационных моментов (подготовка документов, выпуск подписей, обучение) по опыту других компаний это может занять от пары недель до месяца в зависимости от численности штата. Но мы будем идти последовательно и без спешки, при необходимости можем помочь подключить ключи сотрудникам дистанционно.
Сколько стоит?
Примерный порядок действий для первого этапа подключения.
Если считать задачу в рабочих днях, то примерно 2 недели, если считать по фактически затраченному времени то примерно от 9-10 часов на то, чтобы настроить КЭДО в первом приближении и провести тестирование.